如何在Excel中设置表格的打印区域？

Excel表格的打印区域怎么设置

在日常工作中，我们经常需要将Excel表格中的数据打印出来。然而，有时我们并不需要打印整个工作表，而只是需要打印其中的一部分数据。这时，设置打印区域就显得尤为重要。通过设置打印区域，我们可以确保只打印需要的内容，既节省了纸张，又使打印出的内容更加清晰、整洁。以下是如何在Excel中设置打印区域的详细步骤。

一、什么是打印区域

打印区域是指我们希望在打印时显示在页面上的单元格范围。当我们设置了一个打印区域后，Excel会仅打印该区域内的数据，而不打印其他部分。

二、如何设置打印区域

方法一：通过“页面设置”设置打印区域

1. 选择需要打印的单元格区域：

首先，我们需要选中希望打印的单元格区域。例如，如果我们只需要打印A1到C10这个区域的数据，我们就需要点击A1单元格，然后拖动鼠标到C10单元格，以选中这个区域。

2. 打开“页面设置”对话框：

选中区域后，我们可以点击Excel工具栏中的“页面布局”选项卡，然后在该选项卡中找到并点击“页面设置”按钮，或者通过点击“文件”菜单下的“打印”选项，然后点击右侧的“页面设置”链接来打开“页面设置”对话框。

3. 设置打印区域：

在“页面设置”对话框中，我们可以看到一个“工作表”选项卡。在该选项卡中，我们可以看到“打印区域”这一栏。点击该栏右侧的“设置打印区域”按钮，然后在弹出的菜单中选择“设置打印区域”选项。这时，我们之前选中的单元格区域就会被设置为打印区域。

4. 预览并打印：

设置好打印区域后，我们可以点击“文件”菜单下的“打印”选项，然后在右侧的打印预览中查看打印效果。如果预览效果满意，我们就可以点击“打印”按钮进行打印了。

方法二：通过命名单元格区域设置打印区域

1. 命名单元格区域：

首先，我们需要选中希望打印的单元格区域，并为其命名。例如，我们可以选中A1到C10这个区域，然后在Excel左上角的名称框（通常位于A列和1行的交叉处）中输入一个名称，如“PrintArea”，并按下回车键。这时，我们就为这个单元格区域创建了一个名称。

2. 设置打印区域为命名区域：

命名单元格区域后，我们可以通过“页面设置”对话框来设置打印区域。打开“页面设置”对话框后，在“工作表”选项卡中，我们可以看到“打印区域”这一栏。在该栏右侧的文本框中，我们可以输入之前命名的单元格区域名称，如“PrintArea”，或者点击文本框右侧的折叠按钮，然后在弹出的“打印区域”对话框中选择我们之前命名的单元格区域。

3. 预览并打印：

设置好打印区域后，我们可以按照前面的方法进行预览并打印。

方法三：通过快捷键和菜单命令设置打印区域

1. 选择需要打印的单元格区域：

同样，我们首先需要选中希望打印的单元格区域。

2. 使用快捷键或菜单命令：

选中区域后，我们可以按下Ctrl+P快捷键打开打印对话框，或者通过点击“文件”菜单下的“打印”选项来打开打印对话框。在打印对话框中，我们可以找到“设置”下的“打印选定区域”选项。勾选该选项后，Excel就会只打印我们之前选中的单元格区域。

另外，我们也可以通过Excel的“视图”选项卡下的“工作簿视图”组中的“页面布局”来查看并设置打印区域。在“页面布局”视图中，我们可以直观地看到打印页面的边界和分页符，从而方便地调整打印区域。

三、如何调整或取消打印区域

调整打印区域

1. 重新选择单元格区域：

如果我们想要调整已经设置好的打印区域，只需要重新选择希望打印的单元格区域，并按照前面的方法重新设置打印区域即可。

2. 通过“页面设置”对话框调整：

我们也可以打开“页面设置”对话框，在“工作表”选项卡中删除或修改“打印区域”文本框中的内容来调整打印区域。

取消打印区域

1. 通过“页面设置”对话框取消：

要取消已经设置好的打印区域，我们可以打开“页面设置”对话框，在“工作表”选项卡中删除“打印区域”文本框中的内容，或者点击文本框右侧的“重置”按钮来恢复默认设置。

2. 通过命名管理器取消：

如果我们是通过命名单元格区域来设置打印区域的，那么我们也可以通过命名管理器来取消打印区域。点击Excel工具栏中的“公式”选项卡，然后在该选项卡中找到并点击“名称管理器”按钮。在弹出的“名称管理器”对话框中，我们可以找到之前命名的打印区域名称，并选中它。然后点击右侧的“删除”按钮来删除该命名区域，从而取消打印区域。

四、注意事项

1. 确保选中的区域包含所有需要打印的数据：

在设置打印区域时，我们需要确保选中的区域包含所有需要打印的数据。如果遗漏了某些数据，那么这些数据就不会被打印出来。

2. 注意分页符的位置：

在打印之前，我们需要注意分页符的位置。如果分页符的位置不合适，可能会导致打印出的内容被分割到不同的页面上，从而影响阅读效果。我们可以通过“页面布局”视图来调整分页符的位置。

3. 检查打印设置：

在打印之前，我们还需要检查打印设置，包括打印机、纸张大小、打印方向等。确保这些设置符合我们的打印需求。

通过掌握以上方法，我们可以轻松地设置、调整或取消Excel中的打印区域，从而满足不同的打印需求。无论是打印整个工作表还是仅打印其中的一部分数据，我们都可以通过合理地设置打印区域来实现。希望这篇文章能够帮助你更好地使用Excel进行打印工作。